Urus Visa Jepang Sendiri di Lotte Shopping Avenue


            Mungkin sebagian dari kalian sudah tahu kalau sekarang udah engga bisa lagi tuh urus visa travel ke Jepang di Japan Embassy yang berlokasi di deket bundaran HI itu. Sudah sejak 15 September 2017 lalu pengajuan visa Jepang dilakukan di kantor VFS Global yang berlokasi di Lotte Shopping Avenue, yang tepatnya berada di samping persis XXI.

ini adalah penampakan di sebelah kanan kantornya

            Jadi awalnya aku berdua si Leni sudah sepakat untuk mulai mengurus urusan visa-visaan ini di awal September, supaya engga mepet aja sama jadwal berangkat kita. Tapi di pertengahan Agustus kita dapet kabar kalo mulai 15 September urus visa Jepang bisa dilakukan di LOVE yang notabene sangat dekat dengan tempat aku ngantor. Akhirnya dikarenakan tergiur oleh godaan engga usah jauh-jauh dan repot-repot ke Thamrin kita memutuskan untuk ajuin bisa after 13 September. Seperti kabar baik yah awalnya, tapi tidak pada akhirnya.

            Sekitar tanggal 20-an September kita mulai buka-buka website Kedubes Jepang untuk cari info pengajuan visa, dan kita berdua dikejutkan oleh beberapa fakta kurang menarik hati.
  • ·   Fakta pertama adalah bahwasanya pertanggal 15 September 2017 biaya visa Jepang yang awalnya hanya Rp.330.000/orang/kunjungan naik menjadi  Rp.370.000/orang/kunjungan. Oke, fakta ini sudah cukup mengesalkana tapi ndak apalah setidaknya cuma naik Rp.40.000 aja.
  • ·       Fakta kedua ini lebih-lebih mengesalkannya, asli lah engga bohong, BT luar biasa waktu baca baris berikutnya. Setelah dipindah ke Lotte ternyata yang pegang bukan lagi konselatnya langsung, tapi dipindah tangankan ke swasta VFS Global tadi. Ini mengakibatkan adanya additional fee yang mereka sebut dengan Logistic Fee sebesar Rp.155.000 jadi total biaya pembuatan visa Jepang berada di angka Rp.525.000. Super kesal kan jadinya, padahal kalo kita buat sebelum tanggal 15 September 2017 biayanya Cuma Rp.330.000 saja tanpa embel-embel logistic fee.

Setelah beberapa hari misuh-misuh, akhirnya kita berdua mencoba menerima kenyataan dengan tulus dan ikhlas. Akhirnya kita mulai membaca kembali baik-baik web Jepang lagi untuk melihat persyaratan dan berkas apa saja yang diperlukan.

ini adalah berbagai syarat pengajuan visa Jepang secara mandiri

Kerepotan selanjutnya adalah kenyataan bahwa kita belum booking hotel dan Willer Bus Osaka-Tokyo, ditambah lagi kita juga belum beli tiket pesawat Tokyo-Seoul. Akhirnya di suatu Minggu sebelum tanggal 25 Oktober kita berdua khusyuk susun ittenerary sekaligus booking hotel dan pesan tiket bus malam. Niatnya sih hari itu mau sekalian booking pesawat, tapi apa daya dompet ku yang berisikan kartu kredit andalan ketinggalan di kantor.

Akhirnya di hari setelah Minggu aku coba booking pesawat dengan maskapai Peach Airline, ini adalah budget air-nya Jepang. Di sini lah drama babak 1 dimulai, aku berkali-kali coba untuk booking di rumah dengan laptop kesayangan dan dengan signal wifi ala kadarnya, ternyata berkali-kali juga gagal. Aku pikir mungkin karena wifi nya kurang oke, akhirnya besok pagi aku coba di kantor, ternyata sama zonk nya. Aku pun mulai putus asa dan minta Leni untuk coba booking, dan di sini lah drama babak 2 dimulai.

Proses booking ini terlihat lancar awalnya, si teman ini beberapa kali ngabarin tentang rencana kita untuk beli 1 bagasi dan kasih info totalan yang mesti dibayar. Tidak lama pihak bank melakukan konfirmasi atas transaksi kartu kredit sebesar 17000 yen, dan aku mengiyakan. Tapi engga lama Leni ngabarin kalo websitenya time out, yang ini artinya transaksi di CC udah terjadi tapi kode booking belum kita dapat. Hari itu kepala pusing engga karuan, mau langsung telpon ke Peachnya, masalahnya ini kan maskapainya Jepang, bisa jebol telpon roaming pake hape.

Kemudian besok siangnya aku minta bantuan teman kantor yang bahasa Inggrisnya lebih baik dari aku buat konfirmasi ke Peachnya, pake nomer kantor (demi mengirit pulsa, jangan ditiru yahh ;)). Dan, kabar buruknya adalah pihak peach mengabarkan tidak ada pembayaran atas namaku. Itu rasanya langsung lemas luar biasa, akhirnya coba telpon pihak Bank nya dan ternyata transaksi kemarin dibatalkan dikarenakan website timeout, "oh BCA kenapa kamu tidak konfirmasi". Akhirnya kita coba booking lagi sambil deg-degan, dan syukurnya kali ini berhasil setelah dengan penuh ketegangan sempat gagal beberapa kali.

Oia, untuk pengajuan visa Jepang ini kami berdua mencoba untuk memenuhi data selengkap-lengkapnya, kaya mestinya doi engga minta surat keterangan kerja, dan kita nyantumin, terus kita juga melampirkan bukti booking hotel dan tiket bis willer, khawatir pihak kedutaan takut kita menggembel.

Setelah dirasa seluruh persyaratan dokumen sudah lebih dari lengkap, kita memutuskan untuk apply visa Senin, 2 Oktober 2017.  Suatu malam di Minggu tanggal 1 Oktober,
“Beb, gua barusan baca blognya blognya Frenky , masa katanya buat yang KTP Surabaya mesti bikin di sana, gimana nih??” WA mengagetkan dari Leni.
Sejujurnya baca pesan chat WA ini kepala ku cukup cenat-cenut, mencoba berpikir tenang dan sok-sokan bijak, “Besok kita tanya dulu aja beb, telpon kedutaannya, jangan langsung panik ah, terus kalo nanti masih engga bisa juga, kita minta bantuan agen, engga lucu sih kalo urusan gini doank lo mesti balik Surabaya”

Besok pagi-paginya di 2 Oktober, Leni telepon pas aku baru banget beres meeting di kantor, “Beb, beneran engga bisa donk, dan udah coba tanya dwidaya juga dia engga bisa bantu. Lo apply duluan aja hari ini, gw coba telpon konselat Surabaya, nanti gw minta tolong nyokap kalo emang bisa diwakilin”

Jujurlah, lemes sekali aku denger ini, bayangan ku hari ini bakal apply visa berdua Leni yang notabene udah pengalaman bikin visa KorSel tahun lalu pupus sudah. Aku harus menerima kenyataan buat apply visa sendirian, dengan kecupuan dan kegaptekan maksimal yang aku miliki. Dan pas aku baca-baca lagi ternyata oh ternyata ada keterangan yang terlewatkan yang tidak kita perhatikan di website kedutaan Jepang. Lupa info ih, masalah ini timbul dikarenakan si Leni ini masih KTP Surabaya, ini yang bikin cukup repot. Sebenernya kalo punya KTP sementara Jakarta masih tidak masalah apply di sini.

besok-besok harus lebih teliti kalo baca informasi, ternyata jelas di mention jelas di websitenya

            Minggu malam kemarin kita berdua sudah daftar untuk buat appointment apply visa via
website Jepang, kabarnya ini lebih efektif dibanding tiba-tiba dateng.  Jadi pastikan kalian daftar untuk buat appointment dulu via website sebelum keesokan harinya apply visa yah.

            Sesampainya disana saya langsung cari lokasi kantor pembuatan visa Jepang yang kabarnya terletak di sebelah XXI Lotte Avenue yang kebetulan sangat dekat dari kantor, tapi berhubung saya males jalan siang-siang bolong akhirnya saya memutuskan buat naik Go-Jek yang engga sampe 10 menit udah langsung mendarat di lobby belakang Lotte Avenue. Dari lobby saya langsung naik lift ke lantai 4, dan ternyata dari keluar lift petunjuk menuju XXI sangat jelas, ternyata VFSGlobal ini beneran sebelahan sama XXI, jadi yah super gampang nemuin tempat ini.

penampakan bagian depan VFS Global, Sudah cukup Jepang yah :)

            Nah, gambar di atas adalah penampakan kantor VFSGlobal dari permukaan, halah. Kantornya super rapih, suasan Jejepangan sudah mulai terasa dari awal ,masuk. Pertama masuk kita akan disambut oleh mas dan mbak security yang cukup ramah yang bakalan mengingatkan kita buat engga ambil foto di dalam nanti. Jadi alasan ini aku engga bisa fotoin buat kalian kaya apa suasana di dalam. Aku bakal coba deskripsiin ke kalian yang menurut pengelihatan aku aja yah. 

            Jadi pas baru dateng nanti kita ditanya udah buat appointment ato belom, karena ini kayanya bakal ngaruh sama nomer antriannya, dan yang penting juga jangan lupa print bukti appointment yah teman-teman. Sebelum masuk ruangan kita bakal dikasih kertas nomer antrian, kebetulan hari itu aku dapet nomer antrian IA182. Antrian di sini engga kan seberapa lama karena emang efektif luar biasa, rapi, dibedain mana antrian untuk yang buat visa mandiri dan mana yang untuk agent, jauh lebih rapih dibanding waktu aku antri untuk foto passport di imigrasi Jakarta Selatan 2 tahun lalu.

            Ruangan ,ini berbentuk persegi panjang yang sangat panjang dengan tidak begitu lebar, terdiri dari 22 konter untuk pengajuan dokumen dan 6 konter untuk bagian pembayaran, dan semuanya terisi, jadi engga ada konter fiktif alias kosong engga ada yang jagain, macem kasir hypermart kalo udah mulai malem. Setelah nunggu kurang lebih 15 menit akhirnya no antrian ku terpampang di layar, hari itu aku dilayani sama mas-mas super ramah yang engga jutek sama sekali. Sejujurnya bayanganku tempat-tempak kaya gini pasti bakal dipenuhi sama pegawai nya yang super nyebelin macem di kantor imigrasi. Yah, engga salhin mereka juga sih, pasti mereka lelah melayani ribuan applicant tiap harinya dengan kepribadian super warna-warni belom lagi kalo ada yang masalah ato naeh-aneh kan.

            Begitu ketemu si masnya aku langsung nyerahin dokumen-dokumen yang disyaratkan dan sekilas juga tanya-tanya masalah si temen yang engga bisa apply di Jakarta kan KTPnya Surabaya, dan masnya dengan baik hati ngasih penjelasan ke aku bahkan suruh aku buat foto alamat konselat Surabaya, padahal engga boleh foto kan yah di dalem, hehehe.

ini adalah foto alamat konselat jepang di Surabaya

            Jadi tiap-tiap konselat Jepang yang ada di Indo tuh punya wilayah kerjanya masing-masing.  Kalian bisa cek wilayah kerja tiap-tiap konselat, ini penting buat kalian yang perantau. Nah setelah beres dicek dengan sangat teliti sama si mas baik hati, dan ternyata aku salah foto kopi KTPnya karena aku vertical padahal harusnya horizontal. Jadi akhirnya aku foto kopi ulang di sini. Di kantor ini ada jasa foto kopi dan pas foto, untuk foto kopi 1000/lembar dan untuk pass foto 45000. Lumayan mahal yah, tapi daripada ribet mesti keluar buat cari-cari kang foto kopi ato kang pass foto kan yah. Oia, aku juga ditawarin mau dikirim kan langsung hasilnya nanti, atau mau diambil sendiri, untuk biaya kalo mau dikirim 50000 dan kalo mau ada notification via sms juga  bisa dengan tambahan biaya 30000. Tapi berhubung saya pelit dan irit, dan lagi pula kantor deket dari Lotte Avenue, dan notif  bisa di dapat via e-mail dengan gratis jadi saya engga ambil tawaran si masnya. Setelah beres semua, dokumen ku dipindahin ke map kainnya mereka warna hitam gitu dan aku diminta untuk tunggu di panggil lagi di kasir.

            Dan pelajaran berikutnya lagi nih man teman, mendingan kalian bawa uang cash, udah tau kan yang perlu di bawa berapa, balik lagi aku ingetin deh yah Rp 525.000 daripada kalian mesti terpaksa pake debit  macem aku yang ternyata kecharge lagi 3% sehingga mesti bayar Rp.540.000-an , mending dipake makan mie ayam uangnya. Setelah beres bayar membayar nanti kalian di kasih semacam nota gitu yang mesti kalian simpan, dan di nota itu juga ada kode app reff yang nanti dipakai untuk cek ke web vfsglobal visa kalian udah bisa diambil atau belum.
            “Kalau engga ada masalah besok Jumat udah bisa diambil mbak, jangan lupa di cek dulu di web nya sebelum ambil kesini, jangan lupa juga kertas ini dibawa yah mbak, terimakasi” begitu kira-kira kata-kata perpisahan manis dari mbak kasir yang manis.

tanda bukti pembayaran yang harus disimpang baik-baik

            Aku menghabiskan waktu sekitar 40 menit di dalam kantor vfsglobal dan segala urusan pervisa-an selesai tanpa ada kerepotan apapun, kecuali kebetean karena kena charge 3%. Lain halnya sama si temen yang perjuangannya lebih panjang dari aku.

            Akhirnya doi kirim semua dokumen lengkapnya ke Surabaya, dan terpaksa mesti diurus sama ibunya yang super banget. Kenapa aku bilang super? Penasaran kan, jadi gini, ini ibu-ibu mesti ngurus visa Jepang anaknya yang ada di Jakarta, dan fyi ibu nya doi bukan pegawai kantoran yang terbiasa sama hal-hal kaya gini yah, ibu doi ini pure ibu rumah tangga, tapi untungnya emang pemberani banget, kabarnya si Ibu ini pernah urus surat tanah sendiri.

            Dan ternyata juga konselat yang di Surabaya super ketat, di Jakarta okelah engga boleh foto-foto di dalem, nah yang di Surabaya bahkan hape nya di sita donk sebelum masuk ruangan. Jadi yang rencana si temen yang kalo ibu nya bingung suruh orang konselatnya ngomong ditelpon aja sama temen ku, engga bisa terwujud, lah wong hape nya ditahan di depan. Belum lagi yang mengharuskan rekening koran terakhir ada di nominal 30juta, WOW banget kan, lah aku yang apply di Jakarta aja rekening koran terakhir Cuma 22juta aman-aman aja kok. Pokoknya ini konselat super duper lebih ribet, lebih ketat, banyak aturan bahkan kayanya minta akta lahir segala deh padahal engga ada tercantum di website nya. Luar biasa, aku aja bangga sama ibunya temen ku ini, yang dengan segala daya dan upayanya berhasil membuat dokumen doi masuk ke konselat.

            Singkat kata, Jumat, 6 Oktober dokumen si temen masuk dengan selamat ke konselat, dan di tanggal yang sama aku cek website dan ternyata visa ku sudah beres. Siang, sekitar jam 12.30 aku ambil visa ke Lotte Avenue, dan engga antre sama sekali, aku dateng dan langsung ke bagian pengambilan visa dan langsung dapet visanya yang sudah tertempel cantik di pasporku.

alhamdulillah sudah jadi visanya :)

            Akhirnya si visa Jepang udah nempel cantik di paspor, dan kabar baiknya Rabu minggu depannya visa si temen di Surabaya juga udah beres. One step closer, tinggal urus satu visa lagi, semoga selancar urusan visa Jepang ini. 

2 komentar:

  1. Makasih sharenya mbak
    Impian aku nih bs ke Jepang
    Smoga tahun depan kesampaian amiin

    BalasHapus
    Balasan
    1. sama-sama mbak, dibantuin doa deh ya biar bisa ke sana. Amin

      Hapus